Facture des frais de débours avec Freebe !

    Facture des frais de débours avec Freebe !

    Si la micro-entreprise est un statut fiscal et social ultra avantageux, elle prive néanmoins les freelances de la possibilité de déduire leurs charges. En effet, ton chiffre d’affaires ne peut en principe pas être diminué du montant des investissements que tu réalises.

    Cette affirmation n’est cependant pas absolue.

    Et si l’on te disait qu’il existe un moyen de déduire légalement les dépenses que tu fais pour tes clients ?

    Cela est en effet possible avec les frais de débours. Peu utilisés par les auto-entrepreneurs, ils te permettent pourtant de comptabiliser et déduire en toute légalité les dépenses réalisées au nom et pour le compte de tes clients.

    À l’occasion de l’apparition des factures de débours sur Freebe, on revient avec toi sur le fonctionnement et les limites des frais de débours en micro-entreprise !

    Les frais de débours, c’est quoi ?

    Les frais de débours font l’objet d’une définition stricte dans la loi. Ils correspondent à des frais engagés par le prestataire au nom et pour le compte de son client.

    La facture de débours est alors directement établie au nom du client, sans mention du prestataire.

    Ce qu’il ne faut pas confondre avec les frais de débours

    Attention à ne pas confondre les frais de débours avec les frais professionnels et les frais de fonctionnement de ta micro-entreprise.

    Les frais professionnels désignent les sommes que tu as engagées en ton nom, et que tu récupères ensuite en les refacturant à ton client : repas, logement... La facture est alors établie à ton nom et non au nom de ton client. Ce ne sont pas des frais de débours.

    Les frais de fonctionnement de ta micro-entreprise ne peuvent pas non plus être considérés comme des frais de débours, puisqu’ils sont engagés pour les besoins de ton business. Ils ne concernent pas directement ton client.

    Comment mettre en place les frais de débours en micro-entreprise ?

    Tu ne peux pas décider unilatéralement d’utiliser les frais de débours avec ton client. Certaines conditions doivent en effet être respectées :

    • Tu dois obtenir l’accord de ton client pour établir des factures de débours. Privilégie bien entendu un accord écrit et signé. Mettez-vous d’accord sur l’enveloppe allouée à ces divers frais, pour éviter tout malentendu ou contestation ultérieure.
    • Les factures doivent être établies au nom de ton client uniquement, et non au tien.
    • Tu dois conserver tous les justificatifs de nature à prouver l’existence et le montant de ces dépenses.
    • Tu dois établir à la fin de ta mission une facture de débours, mentionnant au centime près les dépenses à rembourser.

    Pourquoi utiliser les frais de débours pour ta micro-entreprise ?

    Il existe deux manières de prendre en compte les dépenses engagées pour ton client :

    • Effectuer les dépenses pour ton client à ton nom, puis les lui refacturer ensuite… En margeant éventuellement.
    • Comptabiliser ces dépenses en frais de débours, en achetant directement au nom du client.

    Refacturer à ton client les dépenses que tu fais pour lui est une bien mauvaise idée.

    En effet, toutes ces refacturations – a fortiori si tu décides de gonfler tes dépenses – entrent dans le calcul de ton chiffre d’affaires imposable. Bonjour alors les impôts et les cotisations sociales à payer sur ces sommes…

    Tu n’as en outre aucune sécurité : le client remboursera-t-il toutes les dépenses que tu as engagées pour lui ?

    Au contraire, les frais de débours ne sont pas compris dans ton chiffre d’affaires de micro-entrepreneur. En outre, la facture est établie au nom de ton client, sans remise en cause possible. La sécurité juridique de l’opération s’en trouve renforcée. C’est donc tout bénef pour toi !

    Gère tes frais de débours de micro-entrepreneur avec Freebe

    Une nouvelle feature vient d’apparaître sur Freebe : la possibilité de comptabiliser et de facturer les frais de débours !

    Étape 1 : Comptabilise tes dépenses comme frais de débours

    Si tu as synchronisé ton compte bancaire avec Freebe, il faut que tu veilles à comptabiliser tes débours comme tels.

    Il te suffit pour cela de marquer la dépense apparaissant dans ta trésorerie comme un frais de débours. Télécharge ensuite la facture afférente, établie au nom de ton client.

    Étape 2 : Édite une facture de débours

    Dans l’éditeur de facture, un nouveau bloc est apparu : les frais de débours.

    Edition des frais

    Les débours rentrés manuellement (nom, prix et description) apparaissent alors en dessous du total de la facture adressée à ton client.

    Frais de débours - Freebe

    Lors du pointage des encaissements sur ton compte, Freebe détecte automatiquement quelles sommes correspondent au remboursement de frais de débours. Ces derniers n’entrent alors pas dans le calcul de ton chiffre d’affaires imposable.

    Comptabiliser les frais de débours avec Freebe te permet ainsi de ne pas alourdir ton imposition inutilement, tout en renforçant la sécurité juridique de l’opération.

    De nouvelles fonctionnalités comme celle-ci font régulièrement leur apparition dans Freebe, au gré des suggestions et besoins des membres de la communauté Freebe. N’hésite pas à nous donner ton avis sur de futures fonctionnalités en cliquant sur l’onglet « Voter pour les fonctionnalités » dans ton espace personnel !

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